Briefe richtig falten

Handgeschriebene Briefe werden in der heutigen Zeit immer seltener. Wenn aber dann doch mal ein Brief geschrieben und verschickt werden muss, muss das Papier natürlich entsprechend gefaltet werden, damit er in den Umschlag passt. Dabei gibt es viel zu beachten, denn ein Brief soll auch beim Auspacken immer einen guten Eindruck machen.

Etwas wie Eselsohren oder sonstige Kanten will man dabei vermeiden. Dabei gibt es verschiedene Faktoren zu beachten. Hat das Couvert ggf. sogar ein Sichtfenster? Falls ja, gibt es zum Falten eine eigene Technik. Wir zeigen in diesem Artikel, wie man Briefe ganz einfach richtig falten kann.

Welches Format empfiehlt sich?

Es dürfte bekannt sein, dass es sowohl Papier als auch Umschläge für Briefe in verschiedenen Formaten gibt. Für einen Brief greift man in der Regel zu DIN A4 Blättern, was für die meisten Drucker auch das gängige Format ist. Handgeschriebene Briefe sind ohnehin nur noch eine Seltenheit, eigentlich bekommt man fast alle Schriftstücke nur noch in diesem Format zugeschickt.

Bei den Umschlägen hingegen kommt es stark darauf an, wie viele Blätter verschickt werden sollen. Wenn man mehrere Blätter verschicken muss, ist ein herkömmliches Couvert im Format C5 (162 x 229 mm) nicht mehr sinnvoll, da man die Blätter kaum so falten kann, dass sie noch hineinpassen. Doch selbst bei weniger Seiten muss das Papier gefaltet werden.

Briefe zum Falten schon in Word vorbereiten

Wer seine Briefe mit Microsoft Word schreibt und formatiert, kann schon unter Beachtung von wenigen Tipps und Tricks seine Briefe optimal zum Falten vorbereiten. Das wird durch die DIN-Norm 5800 vorgegeben. Selbst mit einem Sichtfenster bekommt man keine Probleme. Dabei gibt es verschiedene Vorgaben für den Briefkopf, die Zeilen für Empfänger und Sender sowie den jeweiligen Betreff.

Checkliste für die Briefgestaltung

Die erfolgreiche Briefgestaltung ist keine leichte Angelegenheit, dennoch kann man unter Beachtung von wenigen Tipps alle möglichen Probleme ausschließen.

• Festlegung von Seitenrändern und dem Textfeld: Um der DIN-Norm zu entsprechen, sollte man direkt vorab kontrollieren, ob der linke Seitenrand einen Abstand von exakt 2,41 Zentimetern hat. Der obere Rand sollte einen Abstand von 9,5 Zentimetern haben. Damit wird sichergestellt, dass das Textfeld direkt unter der Anschrift liegt.
• Briefkopf integrieren: Den Briefkopf kann man je nach Anforderung individuell gestalten. Definitiv sollte hier die eigene Adresse vorkommen. Was an Logos und sonstigen Gestaltungen dazukommt, sollte allerdings 4,5 Zentimeter an Raum nicht überragen. Um den Brief noch seriöser aussehen zu lassen, empfiehlt sich je nach Zweck die Einbindung eines Logos. Dieses kann vorab als Grafik gespeichert werden, sodass es zur Nutzung im Briefkopf nur noch als Grafik in das Dokument importiert werden muss.
• Textfeld für die Anschrift einfügen: Für die Anschrift hat man laut DIN-Norm rund 4 Zentimeter Platz und kann in der Breite über 8,5 Zentimeter schreiben. So passen hier maximal neun Zeilen hin. Ein Textfeld ist hier die einfachste Variante, um eine vollständige Adresse möglichst einfach einzufügen.
• Betreff und Text einfügen: Der Betreff beschreibt kurz den Inhalt des Briefes in einer kurzen Zeile. Danach kommen zwei Leerzeilen, nach denen die Anrede des Adressaten folgt. Anschließend kann der eigentliche Text eingefügt werden, bevor dann zwischen dem Text und der unten stehenden Grußformel wieder eine Zeile freigelassen wird.
• Falthilfe einfügen: Damit der Brief vor dem Verschicken ganz einfach gefaltet werden kann, wird vor dem Drucken noch die sog. Falzmarke eingefügt. Diese kleine Markierung fällt kaum auf, wird meistens sogar in der Fußzeile platziert und beeinflusst damit nicht den Fließtext.

Drucken, falten, abschicken!

Nach der Vorbereitung in Word kann eigentlich nicht mehr viel schief gehen. Zunächst sollte dieser Brief als Vorlage für weitere Briefe gespeichert werden, damit man die definierten Formatierungen nicht ständig erneut einstellen muss. Der gedruckte Brief kann nach dem Drucken an den entsprechenden Markierungen insgesamt zweimal quer gefaltet werden, wenn er in ein herkömmliches C5-Couvert passen soll.

Letztendlich muss der Brief nur noch eingetütet und versendet werden. Für Standard-Briefe dieser Art braucht man keine große Übung, allerdings wurde bereits angesprochen, dass es bei anderen Umschlägen, Papiermengen oder Papierarten ungleich schwerer werden kann. Je nach Zweck empfiehlt sich dann eine genaue Videoanweisung von Fachleuten, die das Falten Schritt für Schritt mit visueller Hilfestellung beschreiben können.